Kurz gesagt
Wissenstransfer im Unternehmen sichert das Wissen von Beschäftigten, bevor sie gehen, etwa in den Ruhestand oder nach einer Kündigung. Das Fraunhofer IPK empfiehlt strukturierte Transfergespräche, deren Ergebnisse dokumentiert und von der Nachfolge nach einem Plan angeeignet werden. KI macht diese Dokumentation später durchsuchbar, das Gespräch selbst bleibt der Kern.
Was ist Wissenstransfer im Unternehmen?
Wissenstransfer bezeichnet die gezielte Weitergabe von Wissen innerhalb eines Unternehmens: von erfahrenen an neue Beschäftigte, zwischen Abteilungen oder von Projekt zu Projekt. Im engeren Sinn meint der Begriff meist die Übergabe, wenn eine Fachkraft das Unternehmen verlässt.
Das Fraunhofer IPK beschreibt das Problem in seinem Leitfaden „Wissen erfolgreich bewahren“ so: Geht ein langjähriger Mitarbeiter, fehlt für wichtige Aufgaben das Hintergrundwissen, Kontakte zu Kunden und Partnern verwaisen, und vorhandene Dokumentationen kann niemand mehr recht entschlüsseln. Solche Lücken lassen sich nachträglich nur mit hohem Aufwand schließen.
Der Kern des Problems ist das implizite Wissen. Ikujiro Nonaka beschreibt es als persönlich, schwer zu formalisieren und tief im Handeln verwurzelt. Wie Wissensmanagement insgesamt aufgebaut ist und wo Wissenstransfer darin sitzt, erklärt der Leitfaden zum Wissensmanagement im Unternehmen.
Warum wird Wissenstransfer gerade jetzt dringend?
Der Hauptgrund ist die Altersstruktur. Nach Erstergebnissen des Mikrozensus 2025 werden laut Statistischem Bundesamt bis 2040 rund 13,3 Millionen Erwerbspersonen das gesetzliche Rentenalter von 67 Jahren erreicht oder überschritten haben. Das sind 30 Prozent aller Erwerbspersonen, die dem Arbeitsmarkt 2025 zur Verfügung standen.
Allein die Altersgruppen von 55 bis 64 Jahren umfassen laut Destatis 10,0 Millionen Erwerbspersonen. Die Gruppe der 25- bis 34-Jährigen zählt 8,8 Millionen. Destatis schreibt dazu: „Jüngere Altersgruppen werden die Babyboomer zahlenmäßig nicht ersetzen können.“
Im europäischen Vergleich ist die Lage besonders ausgeprägt. 2024 waren in Deutschland 24,0 Prozent der Erwerbstätigen im Alter von 15 bis 64 Jahren zwischen 55 und 64 Jahre alt, laut Destatis der höchste Wert in der EU. Der EU-Durchschnitt lag bei 20,1 Prozent.
Für ein einzelnes Unternehmen heißt das: Viele Abgänge kommen in wenigen Jahren, und für einen Teil der Stellen wird es keine Nachfolge geben, die das alte Wissen im Doppelbetrieb übernimmt. Woran Sie drohenden Wissensverlust früh erkennen, beschreibt ein eigener Leitfaden.
Welche Anlässe für Wissenstransfer gibt es?
Typische Anlässe sind der Ruhestand, die Kündigung durch Beschäftigte oder Unternehmen, ein Wechsel in eine andere Abteilung und der Generationswechsel in der Führung. Beim Ruhestand ist der Termin lange bekannt, bei einer Kündigung bleiben oft nur Wochen. Der Fraunhofer-Leitfaden empfiehlt, bei einer Kündigung die Hintergründe zu klären.
Wichtiger als der Anlass ist die Übergabesituation. Der Leitfaden unterscheidet drei Fälle, die die Wahl der Methode bestimmen. Als zuverlässigsten Weg nennt das Fraunhofer IPK eine großzügige Übergangsphase mit Doppelbesetzung der Stelle. Wo das nicht geht, braucht es frühzeitig einen Plan.
| Übergabesituation | Was passiert | Geeignete Form |
|---|---|---|
| A: Nachfolge ist da | Nachfolge übernimmt alle Aufgaben, beide arbeiten eine Zeit lang parallel | Transfergespräche zu zweit, bei Bedarf Triadengespräch mit Moderation |
| B: Keine Nachbesetzung | Aufgaben gehen an eine oder mehrere Personen im Team | Workshopreihe je Themenblock, gern extern moderiert |
| C: Nachfolge kommt später | Stelle wird erst nach dem Abgang besetzt | Gespräche mit einer Moderation, die das Wissen für die spätere Nachfolge dokumentiert |
Welche Methoden des Wissenstransfers gibt es?
Das Fraunhofer IPK betont die Grenzen der Wissensbewahrung: Expertise aus vielen Jahren lässt sich nicht in einem technokratischen Sinn übertragen. Für Erfahrungen eignen sich vor allem Methoden, die die direkte Kommunikation zwischen Menschen betonen. Die folgenden Methoden stammen aus den Leitfäden des Fraunhofer IPK, weitere ordnet der Überblick zu den Methoden des Wissensmanagements ein.
Bei den Transfergesprächen empfiehlt der Leitfaden einen Themenblock je Treffen und mindestens vier Zeitstunden pro Treffen, an einem Ort außerhalb des gewohnten Arbeitsplatzes. Fünf Themenblöcke bedeuten also fünf Arbeitstage. Beim Triadengespräch erzählt der Experte, eine Moderation fragt nach, und die Nachfolge ordnet das Gehörte ein.
Die Wissens- und Aufgabenlandkarte hält den Erfahrungsschatz als Mindmap fest. Leitfragen sind etwa: Welche Aufgaben führen Sie durch? Wer sind Ihre wichtigsten Ansprechpartner? Welche Vorgehensweisen haben sich bewährt? Was kommt in nächster Zeit auf Sie zu?
Das Ansprechpartnernetzwerk dokumentiert interne und externe Kontakte mit Funktion, Anlass der Zusammenarbeit und dem, was im Umgang zu beachten ist. Bei persönlichen Einschätzungen über Kolleginnen und Kollegen mahnt der Leitfaden zu äußerster Vorsicht.
Wie gelingt Wissenstransfer im laufenden Betrieb?
Wissenstransfer beginnt lange vor der Kündigung. Der ProWis-Leitfaden des Fraunhofer IPK und IFF nennt unter den wichtigsten Einsatzbereichen im Mittelstand, Wissen im Projekt und zwischen Projekten weiterzugeben, den Austausch zwischen Abteilungen zu verbessern und neue Beschäftigte schneller zu integrieren.
Für laufendes Lernen eignet sich das Debriefing nach Projekten mit drei Fragen: Was ist gut gelaufen, was ging schief und warum, was machen wir künftig besser? So entsteht Wissen für die Nachfolge, lange bevor jemand geht. Wer regelmäßig nachbespricht, hat bei einem Abgang schon einen Teil der Dokumentation.
Der Leitfaden unterscheidet zwei Strategien. Personalisierungsstrategien verbessern den Austausch zwischen Personen, etwa über Expertenverzeichnisse oder Communities of Practice. Dokumentationsstrategien halten explizites Wissen mit IT-Anwendungen fest. Für Erfahrungswissen braucht es die erste, damit die zweite überhaupt etwas zum Festhalten hat.
Am anderen Ende steht die Einarbeitung. Wer neu anfängt, braucht dasselbe Wissen, das Ausscheidende mitnehmen würden. Wie ein Einarbeitungsplan Wissen gezielt weitergibt, zeigt der Leitfaden zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter.
Wie sichern Sie Wissen von Mitarbeitern, die gehen?
Das Fraunhofer IPK beschreibt einen Prozess zur Erfahrungs- und Wissenssicherung in sechs Schritten. Er passt für einen Ruhestand ebenso wie für eine Kündigung mit ausreichender Frist.
Ein Beispiel zur Orientierung: Bei einem Maschinenbauer geht der Leiter der Instandhaltung in zwei Jahren in Rente. In den Vorgesprächen entstehen fünf Themenblöcke, darunter Störungen an Altanlagen und die Kontakte zu Ersatzteillieferanten. Für jeden Block wird ein Transfertag geplant.
Organisatorisch vorbereiten
Vorgehen, Verantwortliche und Zeitrahmen festlegen. Klären, wer das Projekt leitet und ob eine externe Moderation hilft.
Vorgespräche führen
Mit der ausscheidenden Person die Bereitschaft klären, mit der Führungskraft die Inhalte. Daraus entstehen die Themenblöcke.
Transfergespräche durchführen
Die Themenblöcke nacheinander abarbeiten, einen je Treffen. Die ausscheidende Person beschreibt ihr Wissen strukturiert und nachvollziehbar.
Dokumentieren
Ergebnisse in eine passende Form bringen: Landkarte, Ansprechpartnernetzwerk, Checklisten oder Artikel in der Wissensdatenbank.
Wissen aneignen
Ein Transferplan legt fest, in welcher Reihenfolge und mit welcher Priorität sich die Nachfolge das Wissen erarbeitet.
Rückmeldung einholen
Alle Beteiligten bewerten den Prozess, damit die nächste Übergabe besser läuft.
Welche Rolle spielt KI beim Wissenstransfer?
Eine KI-Wissensdatenbank setzt beim vierten und fünften Schritt an. Die Dokumentation der Transfergespräche, Landkarten und Checklisten liegt dort nicht als Ordner, den die Nachfolge von vorne nach hinten lesen muss. Sie stellt Fragen in eigenen Worten, und das System sucht die passenden Stellen heraus. Das Verfahren dahinter heißt Retrieval Augmented Generation.
Das BSI nennt dabei einen Vorteil, der für Übergaben zählt: Die Antwort kann zeigen, auf welchen Textauszügen sie beruht. Die Nachfolge sieht also, ob eine Auskunft aus dem Gespräch mit dem Vorgänger stammt oder aus einem zehn Jahre alten Handbuch. Gespeichert wird das Wissen am besten in einer gepflegten Ablage mit klaren Artikeln je Thema.
KI hilft auch beim Aufbereiten. Aus einem Gesprächsmitschnitt kann ein Sprachmodell einen ersten Entwurf mit Stichworten schreiben, den die ausscheidende Person korrigiert. So bleibt der Aufwand für die Dokumentation klein, und die Person mit dem Wissen hat das letzte Wort.
Zugriffsrechte gehören ins System selbst. Das BSI rät davon ab, Zugriffsrechte nur über Textanweisungen an das Modell umzusetzen. Wer ein Transferprotokoll nicht lesen darf, soll auch keine Antwort daraus bekommen. Wie KI das Wissensmanagement insgesamt verändert, beschreibt die Seite zum KI-Wissensmanagement.
Die KI ersetzt das Gespräch nicht. Sie findet nur, was in den Transfergesprächen ausgesprochen und aufgeschrieben wurde.
Was ist beim Wissenstransfer rechtlich zu beachten?
Für einen Audiomitschnitt verlangt der Fraunhofer-Leitfaden die Einwilligung der Beteiligten. Vorher ist zu klären, wem welche Informationen später zur Verfügung stehen. Das gilt besonders für das Ansprechpartnernetzwerk, weil es Angaben über Dritte enthält. Halten Sie Einwilligung und Zweck schriftlich fest, damit später nachvollziehbar ist, wofür die Aufnahme genutzt werden darf.
Personenbezogene Inhalte wie Einschätzungen über Kunden oder Kollegen unterliegen den Grundsätzen aus Artikel 5 DSGVO, etwa Zweckbindung, Datenminimierung und Speicherbegrenzung. Halten Sie im Protokoll nur fest, was die Nachfolge für die Aufgabe braucht, und legen Sie fest, wann persönliche Notizen gelöscht werden.
Gibt es einen Betriebsrat, lohnt ein früher Blick auf § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Danach bestimmt der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Ob ein Aufnahme- oder KI-Werkzeug darunter fällt, klären Sie im Einzelfall mit Betriebsrat und Rechtsberatung.
Checkliste: Wissenstransfer vor dem letzten Arbeitstag
Je früher Sie beginnen, desto mehr Übergabesituation A ist möglich. Diese Punkte sollten vor dem letzten Arbeitstag erledigt sein. Wie Sie die Ergebnisse dauerhaft ablegen, zeigt der Leitfaden Wissensdatenbank aufbauen auf kiwissensdatenbank.de.
Wenn Sie mehrere Abgänge in den nächsten Jahren erwarten und den Transfer mit KI verbinden wollen: Wissenstransfer für Ihr Unternehmen besprechen.
- Ruhestände der nächsten drei Jahre mit Datum und Stelle erfassen.
- In Vorgesprächen die Themenblöcke je Person festlegen.
- Einen Transfertag je Themenblock fest einplanen.
- Interne und externe Ansprechpartner mit Kontext dokumentieren.
- Vor jedem Mitschnitt die Einwilligung einholen und festhalten.
- Ergebnisse durchsuchbar und mit Zugriffsrechten speichern.
Häufige Fragen
Was versteht man unter Wissenstransfer?
Wissenstransfer ist die gezielte Weitergabe von Wissen von einer Person oder Gruppe an andere. Im Unternehmen meint der Begriff meist die Übergabe von Erfahrungswissen, wenn Beschäftigte in den Ruhestand gehen, kündigen oder die Stelle wechseln.
Wie lange dauert ein Wissenstransfer?
Das hängt von der Zahl der Themenblöcke ab. Der Leitfaden des Fraunhofer IPK empfiehlt einen Themenblock je Transfergespräch und mindestens vier Zeitstunden je Treffen. Bei fünf Themenblöcken sind das fünf Arbeitstage, dazu kommen Vorgespräche und Dokumentation.
Welche Methoden eignen sich für den Wissenstransfer bei Ruhestand?
Bewährt sind Transfergespräche, Triadengespräche mit Moderation, eine Wissens- und Aufgabenlandkarte und ein dokumentiertes Ansprechpartnernetzwerk. Am zuverlässigsten ist laut Fraunhofer IPK eine Übergangsphase, in der Vorgänger und Nachfolge die Stelle gemeinsam besetzen.
Was tun, wenn ein Mitarbeiter kurzfristig kündigt?
Dann bleibt meist Übergabesituation C: Die Nachfolge kommt erst später. Der Fraunhofer-Leitfaden empfiehlt hier Transfergespräche zwischen dem Experten und einer Moderation, die das Wissen strukturiert dokumentiert. Konzentrieren Sie sich auf die wichtigsten Themenblöcke und Kontakte.
Kann KI implizites Wissen erfassen?
Nur indirekt. Implizites Wissen ist nach Nonaka schwer zu formalisieren. KI kann aber Gespräche zusammenfassen und das ausgesprochene Wissen später auffindbar machen. Entscheidend bleibt, dass die erfahrene Person ihr Wissen im Gespräch erzählt.
Darf ein Transfergespräch aufgezeichnet werden?
Der Fraunhofer-Leitfaden verlangt für einen Audiomitschnitt die Einwilligung der Beteiligten. Zusätzlich gelten die Grundsätze aus Artikel 5 DSGVO. Ob beim eingesetzten Werkzeug der Betriebsrat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmt, ist im Einzelfall zu prüfen.
Wann sollte der Wissenstransfer beginnen?
So früh wie möglich. Je mehr Zeit bleibt, desto eher ist eine Übergangsphase mit Doppelbesetzung möglich, die das Fraunhofer IPK als zuverlässigsten Weg nennt. Bei Ruheständen lässt sich der Termin meist Jahre im Voraus planen.
Quellen
- 13,3 Millionen Erwerbspersonen erreichen in den nächsten 15 Jahren das gesetzliche Rentenalter, Pressemitteilung N039 vom 23.06.2026, Statistisches Bundesamt (Destatis)
- Fast ein Viertel der Erwerbstätigen in Deutschland ist zwischen 55 und 64 Jahre alt, Pressemitteilung N009 vom 03.02.2026, Statistisches Bundesamt (Destatis)
- Wissen erfolgreich bewahren: Ein Leitfaden zum systematisch begleiteten Wechsel von Fach- und Führungskräften (2016), Fraunhofer IPK
- Produktblatt Wissenstransfer und Erfahrungssicherung, Fraunhofer IPK
- Praxisleitfaden Wissensmanagement (ProWis, 2011), Einsatzbereiche, Strategien, Bewertung und Debriefing, Fraunhofer IPK und Fraunhofer IFF
- Nonaka, I.: A Dynamic Theory of Organizational Knowledge Creation. Organization Science 5 (1), 1994, INFORMS
- Generative KI-Modelle: Chancen und Risiken für Industrie und Behörden, Version 2.0, Maßnahme M14, BSI
- Art. 5 DSGVO: Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Wortlaut), dsgvo-gesetz.de
- § 87 Betriebsverfassungsgesetz: Mitbestimmungsrechte, Bundesministerium der Justiz, Gesetze im Internet